10 formas simples de ter reuniões mais produtivas

Produtividade

Acabe com reuniões longas e desnecessárias: veja aqui como conduzir reuniões eficientes e com ótimos resultados

10 formas simples de ter reuniões mais produtivas

10 formas simples de ter reuniões mais produtivas


Quem nunca lutou para ficar acordado durante reuniões intermináveis ou saiu da sala se perguntando qual a utilidade daquela reunião?
É impressionante quantas reuniões ruins temos que suportar no trabalho: a cada mês, as pessoas perdem cerca de 40 horas em reuniões improdutivas, o que resulta também em uma perda financeira, já que as empresas gastam milhões por ano em salários para que seus funcionários se tranquem em salas e saiam de lá sem resultados relevantes.
O tempo é o bem mais valioso de uma empresa, portanto, ficar sentado assistindo a longas reuniões é muito difícil, especialmente quando não há foco.
Para evitar que você perca tempo e dinheiro em reuniões improdutivas na sua empresa, aqui estão 10 dicas rápidas para tornar suas reuniões mais eficazes.

10 formas simples de ter reuniões mais produtivas

1 – Explique o objetivo

Quantas vezes você entrou em uma reunião apenas com uma vaga ideia do que seria discutido ali? As reuniões mais eficientes são aquelas que possuem um objetivo claro. Um simples enunciado sobre o que se espera alcançar com essa reunião é mais do que suficiente.

2 – Seja exclusivo

Ao receber um convite para uma reunião, pergunte (educadamente) se sua presença é realmente necessária. A Amazon possui a regra das “duas pizzas” (nunca marque uma reunião na qual a quantidade de pessoas ali não possa ser alimentada com apenas duas pizzas). Isso serve para um propósito: convidar somente as pessoas essenciais.

3 – Considere os minutos

Experimente marcar reuniões de apenas 22 minutos. Isso é excelente para transmitir a todos a consciência de início e término da reunião. As pessoas tendem a preencher o tempo vago de uma reunião com conversas paralelas, então, mesmo que sua reunião tenha meia-hora, haverá a certeza de se manter aos tópicos principais nos primeiros 22 minutos.

4 – Deixe um tempo vago

É impressionante como marcamos reuniões desenfreadamente sem pensar na logística:  o tempo que leva até chegar ao local, uma pausa para o café, a espera por alguém que atrasou, etc. Considere todas as ‘dificuldades’ antes de agendar o dia e horário da reunião.

» Escolha o lugar ideal para suas reuniões. As localizações privilegiadas das salas de reunião da Locus em São Paulo, Santos e no ACB garantem fácil acesso, privacidade e excelente infraestrutura para suas reuniões.

5 – Enxugue seu PowerPoint

É comum ficarmos entediados ouvindo um apresentador ler o texto inteiro de um slide, sendo quer todos ali na reunião estão lendo também. Gráficos podem ser uma ótima ferramenta, portanto, enxugue o número de slides da sua apresentação e tente substituir a maior parte dos textos por imagens que transmitam a mesma ideia.

6 – Mude de cenário

Uma sala de reunião é o local mais lógico para se fazer uma reunião. Mas e se você mudasse a reunião para um auditório? Dependendo da quantidade de pessoas, você transforma a reunião em uma reunião ou palestra e deixa tudo mais dinâmico.

» Crie mais impacto em suas reuniões. Conheça os auditórios para locação por hora da Locus.

7 – Ofereça um pouco de diversão

Usar técnicas para ‘quebrar o gelo’ é uma boa solução para reuniões com assuntos complexos. Proponha uma pausa ou inclua algum tópico engraçado na reunião para que as pessoas possam relaxar.

8 – Não leve seu notebook

Diversos estudos já mostraram que pessoas que levam seus notebooks a reuniões têm mais dificuldade de lembrarem do que foi dito. As interrupções com e-mails, mensagens e até redes sociais são distrações que acabam com a produtividade das reuniões. Portanto, a menos que seja estritamente necessário, deixe seu notebook na mesa e leve um bloco de notas para a reunião.

9 – Faça reuniões presenciais

Apesar de nem sempre ser possível evitar reuniões e conferências pela web, pois alguns participantes podem estar em lugares diferentes, procure organizar reuniões presenciais sempre que tiver a oportunidade. O fato de não estar fisicamente na sala faz com que você se distraia com o celular, o tablet ou alguma outra coisa.

10 – Saia de lá com um propósito

Grandes reuniões acontecem quando são conduzidas por grandes líderes. Nem sempre é fácil conseguir tomar as rédeas, mas alguém deve ser responsável por evitar que as reuniões sejam improdutivas. Estabeleça padrões de reuniões eficientes, eficazes e divertidas. E finalize as reuniões com a certeza de que todos saíram de lá sabendo o que precisa ser feito e qual o papel de cada um nessas decisões.

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