Cinco dicas para manter seus documentos sempre organizados

Produtividade

Onde você guarda seus documentos mais importantes?
Talvez você tenha um armário ou arquivo. Ou mesmo uma caixa de sapatos onde coloca seus papéis mais importantes.
Não importa muito aonde você os guarda, contanto que seja em um lugar onde você sempre olhará quando precisar deles.
Responda rápido: Você consegue localizar sua certidão de nascimento (ou de reservista) se precisar dela agora?

Alguns documentos ainda exigem papel

Muitas pessoas já estão aposentando o uso do papel em suas vidas (e a natureza agradece) e partindo para o mundo digital. Porém, alguns documentos ainda exigem que se utilize o papel. Especialmente documentos legais, licenças, certidões, etc. E para quem trabalha em home office, saber organizar e separar seus documentos pessoais e profissionais é imprescindível.
Se você precisar encontrar a certidão de compra da sua casa ou algum contrato de negócios mais antigo, conseguiria localizá-los em menos de 5 minutos, mesmo que não os veja por mais de 20 anos?
Sim, você conseguiria… Se estiver guardando seus documentos mais importantes em um só lugar.

Um único lugar para seus documentos mais importantes

Você precisa de um só lugar para todos os seus documentos importantes. E isso pode incluir:

  • Passaportes
  • Títulos e certidões
  • Contratos, testamentos e procurações
  • Documentos legais
  • Certificados e diplomas
  • Documentos bancários e comprovantes de pagamento

Ao manter seus documentos em um só lugar, você saberá exatamente onde procurar quando precisar deles. Pode guardá-los numa caixa de sapatos, num pequeno gaveteiro ou em um armário específico para arquivos, desde que seja o lugar onde você manterá essa rotina de organização.

Aqui estão cinco dicas para ajudar a guardar e organizar seus documentos mais importantes:

1 – Tudo em um só lugar. Encontre o lugar perfeito para seus documentos importantes e guarde-os sempre ali. Não importa o tamanho ou o tipo de arquivo que você usará, desde que seja um lugar que fique fora da bagunça habitual.
2 – Elimine a bagunça. Seja muito seletivo sobre quais são seus documentos importantes. Existem poucos documentos que realmente precisam ser guardados. Por exemplo, receitas e outras pequenas anotações devem ser guardadas em um algum outro lugar apropriado. Você deve considerar seus documentos importantes como algum ‘arquivo secreto’ ou algo insubstituível. Se usar essa regra, verá que o que é realmente importante cabe em uma só caixa.
3 – Digitalize tudo o que puder. Seus documentos importantes (em papel) devem ser aqueles que não podem ser copiados. Já os documentos que não dependem de nenhum tipo de papel com selo ou carimbo específico podem ser escaneados e salvos em seu computador ou em algum serviço online de nuvem.
4 – Devolva-os sempre. Quando você precisar de um documento importante, certifique-se de devolvê-lo para seu respectivo lugar o mais rápido possível. Não “deixe para depois” e nem o coloque em algum outro lugar. Guarde-o imediatamente no lugar correto.
5 – Mantenha-os a salvo. Guarde seus documentos mais importantes em um lugar seguro. Eles devem estar separados dos seus arquivos e documentos diários. Não guarde-os em algum lugar onde possam ser confundidos com outros documentos. Para uma maior proteção, é recomendado o uso de algum arquivo ou compartimento resistente ao fogo.

Lembre-se sempre de onde estão seus documentos

É fácil saber onde estão seus documentos importantes se eles estiverem guardados em um só lugar.
Evite stress e perda de tempo naquelas buscas infindáveis por algum documento específico.
Você não apenas terá mais paz e tranquilidade como também encontrará tudo o que precisa rapidamente.

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