Em um mercado incrivelmente competitivo para os negócios, é preciso controlar os custos e eliminar gastos desnecessários sempre que possível.
Enquanto operações, equipamentos de grande porte e pessoas são difíceis de cortar sem afetar a produtividade da empresa, alvos fáceis para os cortes de custos são despesas de escritório, onde a nova tecnologia e pensamento criativo podem ajudar a diminuir os gastos.
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Existem opções para direcionar custos e serviços para fora do escritório. Algumas mudanças nas operações da sua empresa podem te ajudar a reduzir custos e despesas corporativas no ano.
Primeiro passo: Economize energia
Reduzir os gastos desnecessários de energia, desligando as luzes não utilizadas e as réguas de energia no final do dia. Uma pequena mudança em algo que muitos funcionários são descuidados pode resultar em redução de despesas. Incentive todos os funcionários a desligar as luzes quando não estiverem no escritório e considere a instalação de luzes com sensores de movimento em banheiros e outras áreas públicas. Da mesma forma, as réguas de energia que alimentam uma série de aparelhos podem ser desligadas no fim do dia.
Segundo passo: Acabe com os telefones
Elimine os telefones convencionais. Explore serviços de VOIP, como o Skype, que permitem falar de graça pela internet (e que possuem um custo mais baixo nas ligações para telefones fixos ou celulares).
Terceiro passo: Trabalhe “na nuvem”
Utilize serviços de cloud computing como Dropbox, OneDrive ou Google Drive para reduzir o custo de servidores de armazenamento locais, além da facilidade de ter seus arquivos e documentos sempre à mão – seja do computador, de um tablet ou do smartphone. A Microsoft oferece o Office Online, um serviço na nuvem gratuito com as principais funcionalidades do seu famoso pacote Office, o que pode ajudar a economizar um bom dinheiro com a compra de softwares.
Quarto passo: Elimine os papéis
Com o mesmo propósito de trabalhar “na nuvem”, documentos podem ser criados, compartilhados e editados eletronicamente. Ao se livrar dos papéis você também reduz o custo com impressoras, toner e copiadoras. Ainda que sua empresa não consiga eliminar 100% o uso de papel, o custo será reduzido drasticamente com tudo o que você puder manter digital e online.
Quinto passo: Terceirize serviços que fogem do seu escopo
Essa opção tem seus custos próprios, mas contratar serviços terceirizados para tarefas que não sejam o foco dos seus negócios evita despesas grandes (ou imprevistas) com funcionários permanentes. A LOCUS oferece toda a infraestrutura para seu escritório virtual ou real nos planos Link Locus e Office Locus, dessa forma você se concentra apenas nas atividades necessárias para seu crescimento e fica tranquilo com todo o resto.
Sexto passo: Reduza custos com viagens
Custos de viagem, incluindo voos, hotéis e refeições, representam centenas (ou milhares) de reais do orçamento de uma empresa. Sempre que possível, troque as viagens por soluções tecnológicas como videoconferências. As despesas cairão drasticamente.
Sétimo passo: Negocie com seus fornecedores
Caso você não tenha um plano único que forneça móveis, conexão com internet, serviços de copa e limpeza, como o Office Locus, será preciso negociar com seus fornecedores individualmente para verificar contratos de garantia, descontos, ofertas e outras possibilidades de reduzir as despesas.
Oitavo passo: Participe de programas de desconto
Algumas revendas e fornecedores possuem programas de recompensa e descontos na compra de vários itens quando você se compromete a gastar uma determinada quantia anualmente. Converse com eles e veja qual o melhor plano para sua empresa.
Nono passo: Conduza periódicos dias de limpeza
Os famosos “clean days” são ações onde os próprios funcionários fazem a limpeza das suas mesas e estações de trabalho, descartando lixo e materiais de escritório desnecessários que acabam acumulando. Essas atividades permitem saber exatamente o que precisa ser reposto e o que pode ser reaproveitado.
A LOCUS apoia e incentiva o empreendedorismo com mais produtividade e redução de custos. Conheça aqui os nossos planos e serviços e aumente a estabilidade financeira da sua empresa.