Esqueça espaço físico e fronteiras: Veja como montar e gerenciar uma equipe virtual de qualquer lugar.
Como gerenciar uma equipe virtual: 6 dicas que você precisa conhecer
As regras mudaram. Você não precisa de um escritório físico. Você não precisa de investidores. Você não precisa nem mesmo ter uma equipe local.
Hoje, qualquer pessoa com uma boa ideia (e obsessão pelo sucesso) pode abrir seu próprio negócio. E em questão de poucos meses você já consegue ter um retorno. Claro, isso exige dedicação e comprometimento, mas você já sabe disso. Porém, outro ingrediente vital que muitos empreendedores esquecem no começo é envolver outras pessoas.
Você não consegue tocar tudo sozinho. Dependendo do seu trabalho, é até possível ir administrando tudo por conta própria por um tempo, mas basta um cliente novo ou uma demanda maior de trabalho e você perceberá que precisa de ajuda. Onde encontrar essas pessoas? E como arcar com os custos de um escritório se você ainda não tem uma receita muito alta?
Novamente, lembramos que as regras mudaram. Você não precisa mais de um espaço físico para seu escritório. E também não precisa contratar profissionais localizados somente na sua região.
Monte uma equipe virtual
Freelancers, profissionais autônomos, secretárias virtuais… existe uma vasta opção de recursos à sua disposição que podem ser utilizados para ajudar no crescimento da sua empresa e aliviar o excesso de trabalho sobre suas costas. Hoje a sua empresa pode ter uma equipe 100% virtual e funcionar como qualquer outra empresa física.
E a vantagem é que, desta forma, você não fica limitado a espaços físicos e nem mesmo a fronteiras. Por exemplo, você pode estar em São Paulo e contratar um programador do Rio Grande do Sul e um designer de Minas Gerais para atender um cliente que está em Brasília.
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Mas, como qualquer equipe, o gerenciamento de profissionais remotos também tem seus problemas. Para evitar que você caia em armadilhas ao montar sua equipe virtual, separamos aqui seis dicas importantes.
6 dicas que você precisa conhecer para gerenciar uma equipe virtual
1 – Crie suas 3 listas de liberdade
Para poupar tempo e dinheiro, crie uma lista de: 1) coisas que você odeia fazer diariamente; 2) coisas que você não pode fazer sozinho e 3) coisas que você não deveria estar fazendo. Isso lhe dará uma visão das tarefas nas quais sua equipe virtual deverá se concentrar e lhe permitirá gerenciá-la com mais eficiência.
2 – Insista nas atualizações diárias
Peça aos membros da equipe três informações diárias: 1) O número de horas trabalhadas. 2) O que eles fizeram hoje. 3) Dois desafios que encontraram. Essas simples informações ajudam a economizar muitas horas resolvendo problemas desnecessários.
3 – Crie um forte plano de backup
Pense no pior cenário possível que pode acontecer durante o andamento do projeto e crie um sólido plano de backup para isso. O que acontece se um membro importante da equipe ficar doente? E se o computador de alguém queimar e ele não tiver cópias dos arquivos? Você precisa pensar em tudo e estar preparado para tudo.
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4 – Não dê acesso total a todo mundo
Durante a execução de um projeto, cada membro deve ter acesso somente à parte na qual está trabalhando. Se o designer está trabalhando com as imagens, ele não deve acessar os arquivos de códigos do programador – e vice-versa. Dessa forma você estabelece uma política de controle de danos e impede uma “goteira” de se tornar um verdadeiro “dilúvio”.
5 – Compartilhe sua visão de negócios com a equipe virtual
Compartilhar sua visão de negócios com a equipe virtual ajuda a ter uma noção ampla do por que eles fazem o que fazem. Isso também lhe dá mais autoridade sobre o projeto, conforme vão entendendo a importância do trabalho em equipe.
6 – Torne a experiência o mais rica possível
Abrace a comunicação assíncrona como chamadas por vídeo, WhatsApp, comunicadores instantâneos, e-mail, redes sociais, etc. Torne a experiência da equipe virtual o mais rica possível, oferecendo suporte e várias formas de entrarem em contato com você (e uns com os outros) sempre que precisarem.