Se você tenta fazer tudo, geralmente isso te levará a várias tarefas iniciadas e nenhuma concluída. Ou você não faz o mais importante, porque está ocupado fazendo outras coisas.
Se você quer ter mais tarefas concluídas, você precisa fazer menos coisas no seu dia.

Tentar fazer tudo não funciona

Você não pode fazer todas as tarefas da sua lista. Você não pode fazer todas as tarefas ao mesmo tempo. Você não pode estar em três lugares ao mesmo tempo.
Você precisa mudar sua estratégia.
Em vez de tentar ser um herói e concluir todas as suas pendências de uma vez, é melhor se concentrar em pequenas (mas importantes) tarefas.
Basicamente, ao fazer menos coisas durante o dia, você encontrará tempo para fazer melhor as coisas que devem ser feitas.

Faça mais com menos tarefas

Na busca pela produtividade, muitas pessoas caem na armadilha de tentar fazer mais coisas e mais rápido. Essa é uma busca sem fim que traz apenas stress, frustração e, eventualmente, exaustão.

Aqui vão algumas dicas para “fazer menos e concluir mais” durante o seu dia:

• Limpe sua agenda: Não deixe sua agenda assumir o controle do seu dia. Embora você deva concluir algumas tarefas e compromissos, isso não significa que você deve finalizar todos eles. Reveja sua lista e priorize, organize e (sim) remova tarefas que não são mais relevantes. Remova coisas que você não deveria estar fazendo ou que pertencem a outras pessoas.
• Tenha uma lista de coisas para não fazer: Tão importante quanto a lista de tarefas que você vai fazer, é preciso selecionar os itens que você não irá fazer hoje. Faça sua lista do que não fazer. Podem ser coisas simples como: Olhar o Facebook, navegar na web, ler notícias, etc.
• Minimize: O que mais pode ser removido da sua agenda de hoje? Muitas coisas que achamos importantes não são, na verdade, imprescindíveis. Questione-se sobre tudo o que irá fazer hoje. Antes de gastar tempo nisso, veja se é algo que realmente deve ser feito e quais as consequências de não fazer.

Faça menos, tenha mais sucesso

Produtividade tem a ver com eficiência e bons resultados, mas não está necessariamente ligada à maioria das suas tarefas. É errado achar que ser produtivo é viver ocupado.
Fazer mais e mais nem sempre é a resposta. Ao fazer menos, você descobrirá que terá mais tempo para se dedicar ao que realmente é importante.
Então vamos começar por hoje: O que você fará menos que aumentará sua produtividade?