Reuniões são grandes desperdícios de tempo na maioria das empresas. Entretanto, parte deste problema é causado pela própria empresa.
Reuniões mal administradas causam perda de tempo e improdutividade dos funcionários.
As reuniões não são tão simples de se fazer como se imagina. A execução de uma reunião eficaz e eficiente não é nada fácil. A maioria das empresas não sabe de fato como fazer uma reunião corretamente e acabam desperdiçando tempo e gerando enormes desperdícios que podem ser financeiros (gastando horas dos funcionários), redução de produtividade e fadiga das equipes.
Executar uma reunião eficaz é difícil e exige preparação e habilidade.
Abaixo estão 31 maneiras erradas de fazer reuniões que podem indicar ineficiência na sua empresa:
- Elas não iniciam na hora marcada.
- Elas não encerram no tempo determinado.
- Elas são realizadas em um local ruim.
- São convidados alguns participantes desnecessários.
- Há muitos participantes.
- Não são tomadas as decisões necessárias.
- Não se utilizam métricas de aproveitamento.
- A reunião é recorrente e sem motivo.
- Não há agenda.
- A agenda não é respeitada.
- Não há prestação de contas individual ou em grupo.
- Programada para durar mais tempo do que o necessário.
- Os participantes não se preparam previamente.
- Você usa uma apresentação do PowerPoint com mais de 10 slides.
- Você usa PowerPoint em tudo.
- Permite-se dizer coisas inapropriadas, porque a reunião é a ‘portas fechadas’.
- Uma pessoa está autorizada a dominar a conversa, quer pela personalidade ou título.
- Discordâncias ou debates não são permitidos. Todo mundo deve concordar e dizer “Sim”.
- Participantes ‘trabalham’ em outras tarefas durante a reunião.
- Os participantes podem usar telefones, tablets e laptops durante a reunião.
- Os fatos não são questionados. Em outras palavras, tudo o que é dito é aceito como verdade.
- Reuniões são obrigatórias.
- As pessoas que deveriam conduzir a reunião não aparecem.
- Comida é parte da reunião.
- Agendada no último minuto.
- Agendada sem levar em conta os conflitos de calendários existentes dos demais participantes.
- Cancelada no último minuto.
- Alguns membros da equipe brincam com os outros durante a reunião.
- A reunião recomeça quando os participantes atrasados finalmente chegam.
- Metade da reunião é gasta resolvendo problemas de tecnologia.
- O tópico da reunião poderia ter sido um simples e-mail para a equipe.
Dê uma olhada em como a sua empresa realiza reuniões e quais destes problemas são comuns em sua rotina, assim você evita que reuniões prejudiquem seu dia e a produtividade dos seus funcionários.